Análisis

¿Que hacer ante una pandemia?

La confirmación de los primeros casos de contagio y la respuesta de los gobierno nacional y locales ha incrementado nuestra conciencia del riesgo que corremos. 

Lo que parecía algo lejano, que recordaba viejas noticias sobre enfermedades en otros países con poco impacto en nuestro país, paso en las dos últimas semanas a ser un tema relevante que empieza a afectar nuestras actividades diarias y nuestra economía. La confirmación de los primeros casos de contagio y la respuesta de los gobierno nacional y locales ha incrementado nuestra conciencia del riesgo que corremos. Es importante recordar que este evento es principalmente sobre las personas, sus familias, su bienestar, y las organizaciones e instituciones en las que cuentan y confían en tiempos de necesidad.

En el caso de las organizaciones, algunas muy pocas ya habían empezado a discutir, diseñar e implementar los denominados planes de continuidad, que las ayudan a minimizar los impactos y asegurar la continuidad de las operaciones cuando se presenta un evento desastroso como lo es una pandemia. Desafortunadamente como pasa con muchos riesgos en nuestra cultura, es un tema que se percibe de remota ocurrencia y no nos preparamos adecuadamente para minimizar los impactos antes de que el riesgo suceda. Pero hoy en día, todas las organizaciones han empezado a percibir los efectos del COVID-19 ya sea directamente en sus operaciones o en clientes, empleados, proveedores, entre otros, en consecuencia, la conciencia de asegurar la continuidad se ha elevado repentinamente. Por lo anterior, discutiremos algunas acciones a tomar por cualquier institución para responder ante un evento de esta naturaleza y buscar minimizar el impacto que se pueda presentar.

Como en cualquier tema que afecte significativamente a una entidad, la alta dirección encabezada por la junta directiva juega un papel fundamental. En primer lugar, con su liderazgo se debe mantener alta la moral; generalmente tendemos a ser pesimistas ante las dificultades, es el momento para que la junta y los ejecutivos siendo realistas promuevan el optimismo. Es necesario reconocer los impactos negativos que se puedan presentar, pero también cuales son las acciones que se están llevando a cabo para minimizar los impactos adversos y asegurar la continuidad de la entidad. Si la situación puede crear alguna oportunidad, se debe discutir y presentar los beneficios que generará. Así mismo, es importante asegurar que se establece un equipo de trabajo multidisciplinario que tomará decisiones y guiará a la entidad durante la crisis.

Si la institución cuenta con un plan de continuidad este se debe empezar a utilizar inmediatamente, entre mas temprano ejecutemos los planes para mitigar los riesgos, mayor efectividad se tendrá y consecuentemente el impacto debería ser menor. En estos momentos cobra gran importancia el mantener los planes actualizados para el momento de su aplicación. Pero si no se cuenta con el plan, es necesario realizar inmediatamente una evaluación detallada de todos los potenciales riesgos, incluidos aquellos relacionados con empleados, proveedores, subcontratistas, el gobierno, el público en general y la cadena de abastecimiento. De acuerdo con los riesgos identificados y su criticidad, se debe dar respuesta a problemas relacionados con el espacio en las instalaciones, los planes de producción, las compras, el suministro y la logística, la seguridad del personal y la liquidez, así como organizar otros asuntos importantes relacionados con planes de emergencia y el sitio de trabajo de los empleados.

Un asunto clave son las comunicaciones. Se debe establecer un mecanismo positivo de comunicación que provea información similar a todos los grupos de interés. Es importante informar adecuadamente a toda la cadena de suministro y mantener una mentalidad positiva entre los empleados y socios y aliados, así como fortalecer las comunicaciones a los clientes para evitar la opinión pública negativa causada por negligencia o inconsistencia en los mensajes. A la vez, se debe asegurar que los canales de comunicación existentes se usan para recopilar, transmitir y analizar información sobre la pandemia que permitan identificar tendencias e identificar alertas de riesgos adicionales.

Mantener el bienestar físico y mental de los empleados de la entidad y los de sus aliados y subcontratistas es otro elemento clase. Según la última encuesta de recursos humanos de Deloitte sobre respuestas a epidemias, el 82% de las empresas cree que los "acuerdos de tiempos flexibles" son en las actuales circunstancias el medio más importante para la gestión de los empleados. Se recomienda establecer mecanismos flexibles de trabajo y disfrute de vacaciones, utilizando tecnologías que en lo posible durante períodos prolongados faciliten el trabajo no presencial o desde sitios remotos. Además, se debe establecer un sistema para monitorear la salud del personal y mantener la confidencialidad sobre la información de la salud del mismo. La entidad debe garantizar la seguridad del entorno laboral, limpiando y desinfectando estrictamente los sitios de trabajo atendiendo como mínimo los requisitos de higiene establecidos por las autoridades para estos casos. También se debe fortalecer la educación sobre seguridad epidémica, establecer pautas de autoprotección de los empleados y aumentar la conciencia sobre la seguridad y la prevención de riesgos. Y finalmente evitar los viajes del personal, especialmente a países o áreas contaminadas.

Otra área de atención, más en algunas industrias que en otras, es la cadena de suministro. Las organizaciones deben prepararse para utilizar instalaciones "redundantes" o alternas de operación y prever canales alternos de suministro de materias primas de múltiples países o regiones, para que la operación en un "área infectada" puede trasladarse oportunamente o la producción no se detenga por falta de capacidad o materias primas. Todas las medidas de preparación deben considerar los proveedores críticos e incluirlos en las alternativas de operación. Al mismo tiempo, en industrias con ciclos de producción largos, las organizaciones deben prepararse de antemano para un repunte en el consumo una vez que la epidemia haya disminuido para evitar el riesgo de inventarios insuficientes.

También se deben considerar ajustes en los presupuestos, planes de proyectos, el comercio exterior y los flujos de efectivo. Según los datos de Deloitte, el 46% de las empresas planean reducir sus proyecciones de desempeño para 2020. Es muy importante revisar detalladamente los flujos de efectivo, se debe asegurar tener fondos suficientes para garantizar la operación ante potenciales reducciones del ingreso y la poca flexibilidad que pueden ofrecer los costos salariales y algunos proveedores.

El comercio exterior, particularmente por los cambios repentinos o desastres en lugares de donde se originan los principales productos, puede impactar los planes de producción o abastecimiento y potencialmente generar pérdidas importantes. Para minimizar tales incidentes, las compañías deben establecer escenarios de respuesta a emergencias para proveedores claves tan pronto como sea posible, que pueden incluir planes de cobertura, uso de futuros, y proveedores o alternativas de transporte alternativos.

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